Coordinadora Administrativa

Acerca del puesto

Se busca una persona que coordine y ejecute las actividades administrativas de la empresa, brindando soporte a la Dirección y a las distintas áreas organizacionales. El rol garantiza el manejo documental, la organización de los procesos administrativos y el seguimiento de las actividades relacionadas con el personal de oficina y de obra.

Responsabilidades principales

• Coordinar las agendas, reuniones, citas, viajes y demás compromisos de la Dirección.
• Gestionar las comunicaciones institucionales, la correspondencia y la atención a visitantes y clientes.
• Organizar, actualizar y custodiar los archivos físicos y digitales, así como los expedientes contractuales de clientes, proveedores y subcontratistas.
• Brindar soporte administrativo a Finanzas y Compras mediante formularios, órdenes de compra autorizadas y la documentación requerida.
• Coordinar el reclutamiento y la selección: publicación de vacantes, recepción de currículos, preselección y coordinación de entrevistas.
• Gestionar la documentación de ingreso e inducción de nuevos colaboradores y mantener actualizados los expedientes del personal.
• Dar seguimiento a vacaciones, permisos, licencias, asistencia y movimientos de personal, y coordinar con los responsables de obra la documentación laboral del personal.
• Seguir los requerimientos documentales y administrativos de la TSS, el Ministerio de Trabajo y otras obligaciones laborales.
• Mantener controles administrativos, alertar sobre vencimientos y documentos pendientes, y garantizar la confidencialidad de la información.

Perfil requerido

• Formación universitaria en Administración de Empresas, Psicología Industrial, Gestión Empresarial o carreras afines.
• Experiencia previa en coordinación administrativa y manejo de documentación empresarial (mínimo 2 años).
• Experiencia en reclutamiento, administración de personal y seguimiento de procesos laborales.
• Capacidad de organización, planificación y seguimiento de múltiples tareas.

Habilidades requeridas

• Manejo de herramientas de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
• Organización y atención al detalle, comunicación efectiva y discreción profesional.
• Proactividad, capacidad de coordinación y resolución de situaciones administrativas.
• Confidencialidad de la información y seguimiento de plazos.